Работа и карьера

Телефонный деловой этикет. Что это такое?

Воистину, с тех пор как Александр Белл телефонизировал весь мир, каждый считает, словно он умеет разговаривать по телефону. Казалось бы: чего проще — набирай как же говори. Но даже в частной телефонной беседе, не говоря о деловом телефонном общении, в) такой степени и слышишь вечное «але» и «хто эта?»

Читает Димитрий Креминский

BTWrNews.ru - Телефонный деловой этикет. Что это такое? - все о работе, бизнесе и карьере

Фото: Depositphotos

Есть несколько версий, и первая мне наверно более убедительной. В средневековые времена, когда европейские города еще были окружены стенами, улицы города (за экономии площади внутри укреплений) строились узкими и порой были рассчитаны на дорога лишь одного конного всадника. Такие улицы еще сегодня сохранились с старых кварталах, на выдержку, Парижа и Мадрида. Средневековым удобством, как мы знаем, являлся ночной горшок. Начинка горшков без зазрения совести выливалось из окон домов прямо на улицы. Для того чтобы не облить случайного всадника или прохожего, сознательные горожанки кричали во Франции свое истошное allons, а британки и нормандки свое heller неужто hello. Все это, переводя на русский, звучит примерно как «эй, эй там, ну, ну-ка».

По второй версии «аллёкать» начали давно до изобретения телефона. Древний оклик Ahoy, (типа нашего «эй»), превратившийся в Hello, использовался моряками, хотевшими втравить внимание другого судна. С 16 века их выкрикивали через рупор встречающиеся (благо)приятель другу в море суда, превращая со временем грубоватое Ahoy в вежливое традиционное здравица Hello.

По третьей версии не Александр Белл предложил это слово на начала телефонного общения как синоним слову «слушаю» (сравните с недавним: «у аппарата»!), а Часть Эдисон.

Версий много. А суть одна — поминаем мы это у телефона всуе. Аллокает и звонящий, аллокает и звонимый. Запоминаем правило первое: не принято звонителю (быть в трубку «алло». Чтобы не получалось как в миниатюре: «Алё, алё, Люлёк…»). Абоненту разрешается, но лучше не нужно. Не очень принято, особенно в деловой телефонной беседе. Лупить прекрасные слова «добрый день, здравствуйте, слушаю», и звучат они больше располагающе и профессионально. Понимаю, что отучиться трудно, но всегда держите в уме горшечную версию штучка один — отрезвляет упоминать всуе.

BTWrNews.ru - Телефонный деловой этикет. Что это такое? - все о работе, бизнесе и карьере
Фото: Depositphotos

Микротелефон — вещь государственная! Телефон — наш рабочий инструмент. Я подойду к вопросу свойственно по-американски, прагматично: он экономит наше время, а время, которое у нас унич, это деньги, которых у нас нет. Он делает нашу работу более производительной, продуктивной, а из этого следует быть — прибыльной. Если прибыльно производителю — прибыльно и государству. Вследствие чего в США денег на телефонизацию не жалеют. Несмотря на повальный переход получай офисный интранет. Внутриофисная электронная переписка — одно, а живой контакт согласно телефону — другое.

Телефоны многофункциональны — телеконференции, громкая связность, селекторы, автоответчики, любые телефонные меню, почтовые ящики для каждого сотрудника… Пре скажу, вы никогда не услышите противного бип-бип — сигнала «несвободно» в США уже нет. Работа на интернете от телефонного кабеля чище не является блокатором для поступающего звонка в любом медвежьем углу страны. I-Рhone, i-Pad, субноутбук — без него просто не мыслится сегодняшний студент, клерк, аляповатый работник… Оптимизация выгодна, а что выгодно — в США внедряется сейчас (же) и повсеместно.

При такой развернутой телекоммуникации выработались и правила служебной телефонной этики. Даже если эти правила служат оптимизации, стало быть, они выгодны и прибыльны. Поэтому нам есть расчет обратить внимание на их соблюдение:

Правило номер один мы уже прошли больше — оставим «але» для Люлька. Поприветствуем друг друга профессионально.

Представимся: меня зовут неведомо зачем-то, я работаю там-то, тем-то.

Очень кратко изложим суть вопроса.

Оговорим присест, необходимое для телефонного разговора по этому вопросу: мой вопрос займет 5 минут, 10 минут.

Выясним, жрать ли у собеседника столько времени на этот разговор, или ему удобнее, с тем вы перезвонили позже.

BTWrNews.ru - Телефонный деловой этикет. Что это такое? - все о работе, бизнесе и карьере
Фото: Depositphotos

Говорим очень лаконично, сжато и только по существу вопроса.

По ходу разговора обе стороны подают сигналы обратной рука (понятно, так, угу, да-да) — так налаживается более яблоку негде упасть диалог и устанавливается контакт на «ввязанность» собеседников в тему.

Трубку телефона поднимаем зараз, после первого звонка. Или не поднимаем совсем — пусть оставят известие. Для этого и есть в офисе voice mail.

На оставленное сообщение отвечаем, в духе принято, в течение того же дня. Если вы планируете провести сила день вне офиса, перепишите текст в своем почтовом ящике: я такой-то, об эту пору, такого-то числа, не смогу вернуть ваш звонок, оставьте сообщение и я перезвоню вас завтра. Учитывая, что современная связь позволяет вам проверять свою служебную почту с мобильного телефона может ли быть с I-Рhone, i-Pad, воспользуйтесь такой возможностью, чтобы вернуть звонок в тот же четверг, если даже звонок малозначительный. Звонивший должен знать в тот же праздник, что его сообщение получено.

Сообщение оставляем очень краткое: звонит такой-так по такому-то вопросу в такое-то время. Перезвоните по такому-ведь номеру. Спасибо. Подробности не нужны. Их можно обсудить при дальнейшем разговоре. Вспомните нечужой опыт — как раздражают длинные и бестолковые сообщения.

Номер для обратной знакомства обязательно оставляем в сообщении, даже если абоненту он известен — проявите решпект к его времени, не заставляйте его тратить на поиск вашего номера телефона.

Забудем привычку оказывать повторные звонки, чтобы выловить абонента лично — не станем мотать свое драгоценное время. Если вы звоните настоящему деловому человеку, он вы вернет звонок в течение дня.

Если обсуждаем что-то с коллегами и в это пора вам поступает звонок, лучше его не принять совсем, чем заставлять коллег прожидать окончания вашего телефонного разговора. Живые люди — всегда важнее, а звонок никуда далеко не денется.

BTWrNews.ru - Телефонный деловой этикет. Что это такое? - все о работе, бизнесе и карьере
Фото: Depositphotos

Если вы решили принять звонок, так попросим звонящего подождать. И не просто подождать немножко на линии, а подождать 1−2−3 (пунктуально!) минуты, пока вы закончите разговор с сотрудниками. И действительно уложиться в это время. Наступать кому на горло ждать — все равно, что залезать в чужой карман.

Разговариваем в области телефону спокойным голосом (даже если вы уже закипаете от звонков), ни в коем случае неважный (=маловажный) кричим в трубку, даже если качество связи плохое. Излучаем уверенность, жизнерадостность, оптимизм. Заканчиваем объяснение исключительно на позитивной ноте — это работает на ваш фигура!

Пользуемся тонкой психологической уловкой — улыбаемся на все зубы кайфовый время разговора. Это помогает сохранить позитивный тон и делает разговор более продуктивным.

Помним, аюшки? первым должен заканчивать разговор тот, кто позвонил, а не кому позвонили. Бесцельно принято.

Избавляемся от практики ранжирования, селективности звонков. Ваш секретарь не поставлен в необходимость ранжировать звонки. Звонящий человек прекрасно понимает, что кто-то на другом конце кабель решает, соединять или не соединять его в вами. Это унизительно для звонящего. В придачу того, секретарь не всегда может знать и судить, важен или не важен предмет обсуждения, по которому вам звонят. Определимся: или мы в данную минуту принимаем полно звонки (сами или через секретаря), или не принимаем совсем.

(Замечу на бегу о секретарях. Ее телефонная культура — ваша визитная карточка. Убедимся, фигли секретарь в полной мере владеет этой культурой. Если она отвечает «Паливаныча отсутствует, Паливаныч на совещании», приучим ее отвечать профессионально: Паливаныч ушел тама-то. Вернется во столько-то. Совещание закончится во столько-то и Паливаныч хорэ доступен с такого-то по такое-то время для звонков. Не желаете ли завещать сообщение для Паливаныча?).

Многие правила телефонного делового этикета перекочевали в электронную форму коммуникации. Они являются ни дать ни взять бы продолжением тех норм и обычаев, которые сложились в эру телефонизации, о нежели мы продолжим речь в специальной статье. Этичных вам звонков!

Телефонный деловой бонтон. Что это такое? — все о работе, бизнесе и карьере на BTWNews.ru

Рекомендации по мнению поиску работы в различных сферах деятельности. Практические советы по трудоустройству, включая тематические антикризисные. Аполлон построения взаимоотношений между работодателем и сотрудниками. Тонкости психологии общения на собеседованиях, деловых переговорах и прочее. Обзоры всевозможных способов дохода. Подборка алгоритмов до эффективной реализации любого вида товара. Секреты быстрого продвижения по карьерной лестнице. Полезные документация о маркетинге и менеджменте.

Поделитесь ссылкой и ваши братва узнают, что вы знаете ответы на все вопросы. Спасибо ツ

Related Articles

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Close