Работа и карьера

Как создать организацию? Порядок на рабочих местах

Изрядно дней назад я был свидетелем слёз счастья на лице руководителя, с которым работал в качестве консультанта. Дай Князь мира каждому консультанту это зрелище, да почаще. А делали мы с этим руководителем простые поведение в области работы с документами, но настолько базовые, что некоторые ими пренебрегают изо склонности усложнять предмет.

BTWrNews.ru - Как создать организацию? Порядок на рабочих местах - все о работе, бизнесе и карьере

Monkey Business Images Shutterstock.com

В основе сих действий лежит понятие «порядок».

По толковому словарю русского языка, «расстановк» — это «состояние благоустроенности, налаженности, организованности; правильное место, надлежащий вид чего-либо». В аспекте администрирования «порядок» определяется точь в точь «положение вещей, когда всё находится на своём месте и используется соответственно назначению». Я обычно использую именно эту дефиницию, так как она точнее.

Руководители зачастую отдают приказ «навести порядок на своих рабочих местах», без- поясняя людям, что они вкладывают в понятие «порядок», а потом удивляются, а порядка так и не прибавилось. Вместо порядка люди наводят эстетику. Что в свою очередь хорошо, и даже весьма похвально. Но эти два понятия не взаимозаменяемы.

Гляди пример. Стол работника завален бумагами, относящимися к совершенно разным проектам. На столе в отлучке живого места, сотни листов бумаги перепутались между собой, часть их помялась, получай чём-то стоит недопитая чашка с кофе. Поверх этого, криво съехав нате один бок, пристроилась клавиатура компьютера. Ящики стола никогда не открываются, эдак как никто не собирается разбираться с макулатурой, которая там накопилась…

Я гарантирую, что в вашей организации такого нет ни на одном столе. Но я часом сталкиваюсь с некоторыми проявлениями первозданного хаоса, так как вижу большое количество организаций.

Отсюда следует, руководитель отдаёт распоряжение «навести порядок». Что делает сотрудник? Некто складывает все бумаги аккуратной стопкой, четко отформатированной по А4. Получается колонна высотой в аршин. Для столе больше ничего нет. Чашку помыли. В стол так никто и не заглядывал, зане «не торчит». Является ли это порядком?

Нет, аж если применить только определение толкового словаря. Наведена лишь эстетика. Бумаги невыгодный рассортированы по типам, не маркированы, им не назначено место, где их хоть будет с лёгкостью найти. Их сложно или невозможно использовать.

Я обычно не прошу человека «вызвать порядок», если он изначально не понимает этого определения в его точном значении. Я прошу учинить ряд конкретных последовательных действий на рабочем месте.

Первое — муж (совета) вытаскивает все бумаги отовсюду, включая ящики стола и шкафы, где они лежат приставки не- подшитые и ничем не помеченные. На столе образуется большая куча хлама. Блюдо — человек сортирует бумаги, подшивая в скоросшиватели бумаги одного типа. Коль скоро этого требует логика — в календарном порядке. Мусор — частный тип документов, в него попадают все устаревшие, не представляющие архивной ценности. Сие надо проверить, уточнив у других сотрудников, к которым «мусор» может относится.

Десерт — мусор выкидывается. Это действие называется «расхламление».

В-четвертых — каждый скоросшиватель и каждая папка, в которую поместили документы, помечаются и маркируются, в надежде было понятно, какой тип документов в ней содержится.

Пятое — бери первой странице обложки каждой папки или скоросшивателя прикрепляется листок с перечнем документов (как если требуется — например, в папке «счета за период» с календарным методом подшивки подобный перечень не требуется, так как всё и без того понятно).

Шестое — получи и распишись столе у сотрудника устанавливаются три лотка (корзинки) для бумаги.

Верхний помечается «Входящие», средненький «Отложенные», нижний «Исходящие». В лотке «Входящие» лежат просто-напросто бумаги, которые сотрудник только что получил и которые он ещё ни разу безлюдный (=малолюдный) смотрел. В лотке «Отложенные» лежат бумаги, с которыми сотрудник работает, так ещё не закончил. Там лежат только те документы, с которыми сотрудник закругляйся работать в ближайшую неделю-две. Все документы более долгого срока подшиваются. В лотке «Исходящие» лежат токмо бумаги, подготовленные к отправке другим сотрудникам или внешним адресатам, но ещё безграмотный отправленные. То есть это не «ещё одни корзинки пользу кого хранения различных бумажек». Это инструмент рабочей коммуникации.

Итог: все бумаги либо подшиты и маркированы, либо с ними работают и они находятся в лотках. Лотки используются настрого по назначению, в них нет ничего лишнего или просроченного. Верхний и нижний лотки опорожняются что ни день. В ящиках стола не находится ни одной бумаги (ну, может быть, папки с архивом). Сие — порядок.

Вот теперь можно наводить эстетику. Если вы сделаете просто так, чтобы все до единого сотрудники поддерживали на столах порядок, в организации закругляйтесь меньше хаоса, не так ли?

Теперь можно переходить собственно к действию после созданию организации. Заключается оно вот в чём: руководитель должен начать снимать с себя функции рядовых сотрудников, которые возлюбленный выполняет, и передавать их других людям. По одной, тщательно подбирая кандидатов. В конце концов перемещение не просто снизится — она исчезнет вообще, воцарится эффективность, и кончайте вам счастье.

Вот как это делается. Руководитель описывает все успешные функции нормальный должности, которую он занимает (а это любая функция, отличная от руководства другими людьми). Продажи, бухгалтерия, руководство текущих кадровых вопросов, юридические дела, производственные функции, контроль качества, обучение сотрудников, представительские функции, агитка и т. д. не являются функциями руководителя. Это всё надо с себя снимать.

Для вводные положения нужно определить, какая функция отнимает у вас больше всего времени. Потом инвентаризовать все необходимые действия по этой функции, собрать описания всех шагов в этом а деле у других сотрудников. Руководитель делает полную подборку справочной литературы (в достаточном, безлюдный (=малолюдный) завышенном объёме) и материалов, которые действительно надо изучить, чтобы выполнять работу в данной должности. Нужно да создать глоссарий (словарик) сложных терминов. Прикладываются все бланки, с которыми должен не покладать (не покладаючи) рук исполнитель с образцами их заполнения и пометкой, откуда их брать и кому отдавать.

Этим) на должность подбирается сотрудник. Он изучает эти материалы, проходит тренировку (разработайте ему задания), впоследствии времени работает под приглядом опытного сотрудника до тех пор, пока не кончай очевидна его компетентность. После чего руководитель оставляет счастливого сотрудника работать, а самоуправно снимает с себя таким же образом следующую должность.

Это и создает организацию.

Я тогда на самом деле описал технологию, которая способна занять вас на порядочно месяцев. Жаль, если кто-то не оценит её по достоинству. Остальным счастливчикам рекомендую использовать до конца эту статью как инструкцию.

И моим опытом можно пользоваться. Я рад им разделиться.

Как создать организацию? Порядок на рабочих местах — все о работе, бизнесе и карьере в BTWNews.ru

Рекомендации по поиску работы в различных сферах деятельности. Практические советы объединение трудоустройству, включая тематические антикризисные. Искусство построения взаимоотношений между работодателем и сотрудниками. Тонкости психологии общения для собеседованиях, деловых переговорах и прочее. Обзоры всевозможных способов дохода. Подборка алгоритмов вдоль эффективной реализации любого вида товара. Секреты быстрого продвижения по карьерной лестнице. Полезные цифры о маркетинге и менеджменте.

Поделитесь ссылкой и ваши братва узнают, что вы знаете ответы на все вопросы. Спасибо ツ

Related Articles

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Close