Работа и карьера

Как правильно хранить документы?

Вышло переработанное публикация самой известной книги в мире по личной эффективности «Как привести обстановка в порядок», впервые опубликованной в 2001 году и переведенной на 30 языков. В этом издании убрана весь неполная или устаревшая информация. Теперь книга актуальна для нового времени и интересах современного мобильного мира. Приводим несколько советов по хранению документов от Дэвида Аллена.

BTWrNews.ru - Как правильно хранить документы? - все о работе, бизнесе и карьере

pixabay.com

Порядок хранения

«Я рекомендую вам наладить вашу собственную систему хранения, которая склифосовский всегда под рукой. У вас должно уходить не более минуты на в таком случае, чтобы извлечь материал из корзины «Входящие» или распечатать его с электронного сообщения, принять решение о том, что он не требует от вам активных действий, но может пригодиться в будущем, и поместить его в систему организации ссылочных данных. Кабы последовательность указанных действий занимает более минуты, вы «ускоряете» развитие на свой лад: не определяете новый документ в картотеку, а просто кладете его для стопку бумаг или запихиваете куда-нибудь.

Вы должны одинаково спокойно с к предоставлению отдельного места в картотеке отдельному листку бумаги по новой теме — инда если это просто рукописная заметка — и к упорядочению более формальных и объемных документов. Затем что для создания и упорядочения папок нужно потратить столько сил, люди либо безлюдный (=малолюдный) делают этого, либо забивают до отказа шкафы и ящики разнообразными документами на манер меню местного кафе с доставкой блюд на дом или расписания движения поездов. Каких бы действий ни требовало ото вас приведение системы организации ссылочных материалов в соответствие с высокими стандартами, это должно сделать.

Держите в пределах досягаемости папки со справочной информацией

Процесс сортировки надобно быть простым и быстрым. Если приходится каждый раз вставать, чтобы добавить в картотеку экой-нибудь уникальный клочок бумаги, у вас появится склонность к накоплению материалов, а не к их упорядочению, и, живей всего, вы начнете ненавидеть всю работу с корзиной «Входящие» (ввиду будете знать, что там заведомо есть данные, требующие сортировки). Многие профессионалы, которых я тренировал, перепланировали приманка офисы так, чтобы четыре шкафа со справочными данными находились буквально у них перед рукой, а не на другом конце комнаты.

Применяйте единственный критерий сортировки

Где бы многих справочных информационных систем я держу одну картотеку, отсортированную в алфавитном порядке. У людей поглощать склонность к использованию папок в качестве основы личной организации, и поэтому они пытаются подсортировывать материалы по темам и проектам. Таким образом, они геометрически увеличивают число мест, идеже нет нужного документа, если человек забыл, куда положил его. Система сортировки в соответствии с одному простому критерию предполагает сортировку материалов по теме, проекту, фамилии разве названию компании, чтобы документ можно было найти только в одном из трех-четырех мест, разве вы забыли, куда именно клали его. У меня есть четыре ящика интересах папок со ссылочными материалами общего характера, и на каждом из них красуется четкая указатель «А-Е», «F-L» и так далее — теперь ми не нужно думать, куда определить документ, когда на него уже наклеен грамота.

Держите большой запас папок

Я держу под рукой огромную стопку новых пустых папок, которые могу, безвыгодный вставая с места, использовать в процессе обработки содержимого корзины «Входящие». Как не бывало ничего хуже ситуации, когда накапливаются материалы, требующие сортировки, и неоткуда взять папки, необходимые для того того, чтобы упростить процесс. В произвольный момент времени я должен иметь под рукой обначк: примерно пол-ящика неиспользованных или освободившихся папок.

Не позволяйте ящикам запруживаться более чем на три четверти

В случае их переполнения вы будете рассматривать подсознательное нежелание класть туда документы, и справочная информация будет постепенно нагромождаться. Тара вполне можно освободить в ходе какого-нибудь телефонного разговора. Если вы хотите стряхнуть от подсознательного сопротивления процессу сортировки, держите ящики достаточно свободными для того, затем чтобы спокойно добавлять и извлекать оттуда папки. Возможно, понадобится создать еще один ряд для хранения справочной информации, чтобы появилось достаточное рабочее пространство, а папки со ссылочными данными общего характера были около рукой.

Наклеивайте ярлыки на папки с помощью автомата

Печатные ярлыки изменят природу папок и ваше расположение к ним. Папки с ярлыками прекрасно смотрятся на столе в зале заседаний; каждый может проглядеть надписи на них; вы можете легко разглядеть ярлык с большого расстояния либо — либо быстро найти его в портфеле; а когда вы выдвигаете картотечные ящики, то вашим глазам открывается печатная модификация алфавитного перечня материалов. Приятно открывать такой ящик, чтобы положить или извлечь папку. Для того безотказной работы системы автомат должен постоянно быть у вас под рукой.

Покупайте качественные шкафы

Ни слуху ничего хуже, чем попытки открыть тяжелый ящик или скрип, который слышишь, в некоторых случаях борешься с застрявшими колесиками дешевого шкафа. Вам нужен шкаф, ящики которого будут объявляться и закрываться легко и плавно, подобно дверям немецких автомобилей. И я не шучу.

Если можете, маловыгодный используйте подвесных папок

Рискуя серьезно обидеть массу людей, которые уже пользуются подвесными папками, я рекомендую вас полностью отказаться от шкафов для подвесных файлов и пользоваться обычными папками, стоящими в ящике и опирающимися в его металлическую заднюю стенку. Подвесные папки гораздо менее эффективны, поскольку прирезка новой папки требует значительных затрат энергии и придает процессу сортировки информации торжественный характер.

По мотивам книги Дэвида Аллена «Как привести дела в норма» (издание 2015 года, дополненное и переработанное).

Как правильно хранить документы? — трендец о работе, бизнесе и карьере на BTWNews.ru

Рекомендации по поиску работы в различных сферах деятельности. Практические советы объединение трудоустройству, включая тематические антикризисные. Искусство построения взаимоотношений между работодателем и сотрудниками. Тонкости психологии общения сверху собеседованиях, деловых переговорах и прочее. Обзоры всевозможных способов дохода. Подборка алгоритмов после эффективной реализации любого вида товара. Секреты быстрого продвижения по карьерной лестнице. Полезные условия о маркетинге и менеджменте.

Поделитесь ссылкой и ваши братва узнают, что вы знаете ответы на все вопросы. Спасибо ツ

Related Articles

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Close